Wann sollte man ein Labormanagementsystem (LMS) einführen?

Bedarfsanalyse: Ist ein LMS für Ihr technisch-physikalisches Labor sinnvoll?

Zwar gibt es in jedem technisch-physikalischen Prüflabor typische Prozesse, gleichzeitig sind die Aufgaben aber so vielfältig, dass jedes Labor ein Einzelfall ist. Das spiegelt sich auch in der Organisation der Prozesse wider: handgestrickte Excel-Listen sind häufig das Mittel der Wahl. Das geht lange gut … Aber in über 20 Jahren als Softwaredienstleister für technisch-physikalische Labore hat dacore-Vorstand Werner Fink gelernt, wann diese Lösungen an ihre Grenzen stoßen und es Zeit für die Einführung eines Labormanagementsystems ist.

Mit welchen Problemen kommen Kunden auf Sie zu? Woran merken technisch-physikalische Labore, dass sie ein LMS brauchen?

Werner Fink: Bei einigen Prüflaboren steht ein wichtiges Audit an und im Zuge dessen stellen sie fest, dass es keine geregelten, nachvollziehbaren Prozesse gibt. Oder die IT-Abteilung des Unternehmens treibt ein Digitalisierungsprojekt oder eine Zertifizierung voran, die alle Abteilungen einbezieht und die Labore müssen nach einer Softwarelösung suchen.

Rund ein Drittel unserer Anfragen hängt mit Problemen bei der Termin- und Ressourcenplanung zusammen. Häufig können spezifische Fragen mit den vorhandenen Listen nicht präzise beantwortet werden, z. B. zur Messmittelverwaltung, im Auftragsmanagement bei der Prüfberichterstellung oder der Abrechnung von Laborleistungen.

Viele Kunden stehen auch vor dem Problem, dass derjenige, der die Excel-Listen aufgesetzt hat, das Unternehmen verlässt und sich niemand anderes damit in der Tiefe auskennt. Das machen häufig Werksstudierende, die dann irgendwann nicht mehr zur Verfügung stehen – oder die erfahrenen Kollegen gehen in Rente.

Labormanagementsystem garantiert Nachvollziehbarkeit von Laborprozessen

Warum stoßen die Excel-Listen irgendwann an ihre Grenzen?

Fink: Die Excel-Lösungen platzen irgendwann einfach aus allen Nähten. Eine gemeinsame Bearbeitung ist nicht möglich, es gibt zu viele Verzweigungen und Datenquellen und die Nachvollziehbarkeit ist nicht mehr gewährleistet. Häufig müssen parallel mehrere Excel-Dateien gepflegt werden, da verliert man dann irgendwann einfach den Überblick oder die Daten stimmen nicht mehr überein. Wir erleben oft, dass Laborleiter in ihrer Arbeit ausgebremst werden, weil sie keine schnelle Übersicht über wichtige Kennzahlen, verschiedene Laborstandorte oder die Ressourcenplanung verschiedener kleiner Fachlabore haben. Das sind dann meist diejenigen, die die Einführung eines Labormanagementsystems vorantreiben, damit sie die Zahlen bekommen, die sie brauchen.

Gibt es Unterschiede zwischen Herstellerlaboren und freien Prüflaboren?

Fink: Ja, die gibt es. Bei technisch-physikalischen Herstellerlaboren spielen die Themen Kostenkalkulation, Angebotserstellung und Preisgestaltung keine Rolle. Die steigen dafür aber sehr tief in die Prozesse ein und können mit einem hohen Grad an Automatisierung arbeiten, weil dort nur eine bestimmte Anzahl an Produkten geprüft wird und dabei vielleicht 30 bis maximal 200 Normen aus diesem Produktspektrum berücksichtigt werden müssen.

Ganz anders sieht es dagegen bei freien Laboren aus. Da spielt die Automatisierung aufgrund der großen Anzahl an verschiedenen Produkten eine wesentlich geringere Rolle – die prüfen heute einen Staubsauger und morgen ein Flugzeug. Dafür müssen diese technisch-physikalischen Labore nicht selten bis zu 5000 Normen abdecken können. Und natürlich ist in diesem Bereich der kaufmännische Aspekt – also Kostenkalkulation, Angebotsmanagement und Preisgestaltung – viel zentraler.

Bei beiden Labortypen gibt es Bereiche, in denen die Einführung eines Labormanagementsystems deutliche Verbesserungen für den Workflow und die Prozesse bedeutet.

Verzicht auf Lizenz-Modell schafft Kostentransparenz

Wie überzeugen die Laborleiter die Verantwortlichen in ihren Unternehmen von der Einführung eines Labormanagementsystems?

Fink: Wenn sie mit uns zusammenarbeiten, ist mit das wichtigste Argument, dass wir uns mit technisch-physikalischen Laboren auskennen. Wir kennen die Prozesse im Detail und können auf dieser Basis direkt in die Entwicklung einer individuellen Lösung einsteigen. Uns muss man nicht erst erklären, wie ein technisch-physikalisches Prüflabor arbeitet. In der Zusammenarbeit mit uns erhalten unsere Kunden zudem Einblicke in Lösungen, die wir in anderen Projekten umgesetzt haben. Häufig sind die Anforderungen ähnlich und wir können an bereits umgesetzte Module anknüpfen. Das geht sogar so weit, dass wir den Kontakt zwischen zwei Kunden herstellen, damit die sich untereinander über die Möglichkeiten unserer Software austauschen. Das erleichtert die Definition der Funktionalitäten enorm.

Wir überzeugen zudem dadurch, dass wir kein Lizenz-Modell haben. Das unterscheidet dacore von den meisten anderen Softwareanbietern. Da wirken die Kunden oft erstaunt, weil das in der Branche ungewöhnlich ist. Unser Modell ist für große Unternehmen besonders interessant, weil es sich gut kalkulieren lässt und sich schnell rechnet, wenn man viele Anwender hat und nicht mit Einzelplatzlizenzen arbeiten muss. Das überzeugt den Einkauf.

Die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen werden beim Thema Schnittstellen hellhörig. Bei denen kommt sehr gut an, dass wir zu nahezu jeder bestehenden Software eine Schnittstelle programmieren und somit einen reibungslosen Datenaustausch innerhalb der IT-Infrastruktur des Gesamtunternehmens herstellen können. Das ist mit Blick auf Warenwirtschaftssysteme oder eine rechtssichere Dokumentation wichtig.

Insgesamt betrachtet nehmen Komplexität und Anzahl der Prüfprozesse deutlich zu, immer mehr Schnittstellen zu anderen Systemen werden erforderlich und die Anforderungen an das Datenmanagement erhöhen sich.

Machen Sie in diesem dynamischen Umfeld die Steuerung ihrer Prüfprozesse mit einem integrierten Labormanagementsystem zukunftssicher und nachvollziehbar.

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