DGUV Test, Prüf- und Zertifizierungsstelle „PSA“, Haan
Baumusterprüfungen und EG-Baumusterprüfbescheinigungen
Die Prüf- und Zertifizierungsstelle des Fachbereiches Persönliche Schutzausrüstungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) ist eine Organisationseinheit des Stabsbereichs PSA und besondere DGUV Kooperationen im Zentrum für Sicherheitstechnik der BG BAU. Eine Aufgabe der Unfallversicherungen ist es, Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten sowie arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu verhüten. Prüfung und Zertifizierung haben sich hier als effiziente Dienstleistung erwiesen. Seit 1992 hat die akkreditierte und notifizierte Prüf- und Zertifizierungsstelle, Haan, rund dreitausend Produkte von über tausend Herstellern weltweit geprüft.
Persönliche Schutzausrüstungen (PSA) dürfen in Europa nur in den Verkehr gebracht werden, wenn sie die Anforderungen der Europäischen PSA-Richtlinie 89/686/EWG erfüllen. Das CE-Zeichen bestätigt die Konformität eines Produktes mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen. Für PSA der Kategorien II und III (Schutz vor mittleren bzw. hohen Risiken) darf ein Hersteller das CE-Zeichen nur nach erfolgreicher EU-Baumusterprüfung durch eine notifizierte Stelle auf seinem Produkt anbringen.
Die Prüf- und Zertifizierungsstelle des Fachbereiches PSA, eingebunden im Prüf- und Zertifizierungssystem der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV Test), ist eine solche notifizierte Stelle. Das Expertenteam in Haan prüft und zertifiziert unter anderem PSA gegen Absturz, Kopfschutz, PSA gegen Ertrinken, Schutzkleidung, Fußschutz, Atemschutz und Gesichtschutz sowie Schutznetze. Darüber hinaus zertifizieren die Haaner Qualitätsmanagementsysteme.
Die Palette der Prüfeinrichtungen umfasst Anlagen zur Vorkonditionierung von Prüfmustern wie Klimaschränke und UV-Kammern, einen Turm für Fall- und Schutznetzprüfungen, hydraulische Zugprüfmaschinen, Wasserbecken mit entsprechender Messeinrichtung zur Ermittlung des Auftriebs von Rettungswesten und Schwimmhilfen, einen Fallprüfstand für Helme und Protektoren, Labore für Brandversuche und chemische Prüfungen, eine Spraykabine für Jet Tests an Chemikalienschutzkleidung bis hin zu einer Dachfläche, die für das natürliche Bewittern von Schutznetzen genutzt wird. Außerdem nutzen die Prüfingenieure ein öffentliches Hallenbad für praktische Leistungsprüfungen von Rettungswesten mit Probanden.
„Wir bekamen wertvolle Denkanstöße für unser Datenmanagement."Sabrina Dean, Prüfingenieurin, Prüf- und Zertifizierungsstelle des Fachbereiches PSA, Haan
Die Prüfungen werden sowohl im Prüflabor in Haan aber auch in den Prüflaboratorien in Hohenpeißenberg und in Mainz durchgeführt, die der Prüf- und Zertifizierungsstelle des Fachbereichs PSA organisatorisch angehören. Alle drei sind mit Prüfinstituten in ganz Europa vernetzt. Neben der CE-Kennzeichnung vergeben die Prüf- und Zertifizierungsstellen im DGUV Test auch das GS- und das ET-Zeichen. Als derzeit einzige Stelle in der Europäischen Union ist die Prüf- und Zertifizierungsstelle des Fachbereichs PSA auch für die Durchführung von Prüfungen im PSA-Bereich im Rahmen des russischen Zertifizierungs-systems „Gosstandart“ akkreditiert.
Die Ausgangssituation
Der Ablauf der Prüf- und Zertifizierungsvorgänge ist durchgängig standardisiert und dokumentiert. Anfangs nutzten die Projektbearbeiter zur Abwicklung und Dokumentation eine im Haus selbstprogrammierte Accessanwendung, die im Laufe der Jahre immer wieder angepasst und erweitert worden war. Darunter litt schließlich die Performance, insbesondere bei gleichzeitigem Zugriff durch mehrere Nutzer. Die durchgängige und transparente Projektverfolgung wurde so maßgeblich erschwert. Immer zeitaufwändiger gestaltete sich auch das Programmieren neuer Funktionen und Module. Als der IT-Dienstleister des Unternehmens Ende 2005 empfahl, nur noch drei Anwender gleichzeitig ins System zu lassen, begann ein internes Umdenken in Richtung einer gänzlich neuen Software für die optimale Prozessabwicklung.
Im Rahmen der Recherchen stieß man im Sommer 2006 auf dacore, die die Anforderungsspezifikationen an das Labor- und Ergebnismanagement sowie die Datenbankstruktur mit ihrem maßgeschneiderten Individualsystem in idealer Weise abbilden konnten. Dazu gehörten unter anderem Module für die Stammdatenverwaltung, Kalkulation, Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Prüfbericht, Zertifizierung und Abrechnung, aber auch Buchung der Bearbeitungszeiten, statistische Auswertungen oder Prüfmittelverwaltung. Im Frühjahr 2007 stand das Lastenheft.
Die Lösung
Nach einer Ausschreibungsphase und der Beauftragung durch den IT-Dienstleister im Oktober 2008 startete das Projekt mit einem Kick-Off Meeting im Dezember des gleichen Jahres. Zwei Monate später war der Prototyp der Anwendung, die in Haan Geronimo heißt, als Testversion fertig gestellt. Während der weiteren Entwicklung wurden die Administratoren – vertiefend in zwei Blöcken bei dacore in Heroldsberg – und die Anwender geschult und die Altdaten von bestehenden, in Bearbeitung befindlichen sowie neuen Projekten importiert. Sozusagen nebenbei kamen auch altbewährte Prozesse auf den Prüfstand. „Im Verlauf der Einführung bekamen wir immer wieder wertvolle Denkanstöße für unser Datenmanagement.", sagt Sabrina Dean, Prüfingenieurin in Haan und eine der verantwortlichen Administratoren.
Im neuen System werden die Stammdaten und die projektbezogenen Daten aufgeschlüsselt auf alle Sachgebiete - Unternehmen, Personen, Ansprechpartner, Produktgruppen und -arten, Arbeits- und Prüfschritte, Prüfgrundlagen, Ressourcen bis hin zu den Arbeitsplanvorlagen – erfasst und so verknüpft, dass aus der Datenbank Kalkulationen und Angebote direkt generiert werden können. In der Auftragsabwicklung erlaubt die Software das Inaktivschalten von Adressen, zahlreiche Filtermöglichkeiten, das einfache Zuordnen von Personen, auch externer Mitarbeiter, einen raschen Überblick über alle Vorgänge zu einem Unternehmen/Projekt sowie die automatische Sprachzuordnung (deutsch/englisch) für internationale Kunden inklusive der Angebotsabgabe. Prüfberichte und Zertifikate wie EG Baumusterprüfbescheinigungen können auf Basis von Wordvorlagen aus der Anwendung heraus automatisiert erstellt werden.
Vorteile und Ausblick
„Wir hatten den Aufwand für die neu zu strukturierende Stammdatenerfassung zunächst schlicht unterschätzt", sagt Sabrina Dean. „Inzwischen sind die Vorteile absolut erkennbar." Seit 2010 werden alle Angebote konsequent im neuen System erfasst, die Bearbeitungszeiten sind wesentlich kürzer geworden. „Die Software ist einfach zu handhaben, die Arbeitserleichterung insbesondere bei der Auftragsabwicklung deutlich spürbar." Entsprechend hoch ist die Akzeptanz seitens der Anwender.
Insgesamt hat sich die Arbeitsweise in der Prüf- und Zertifizierungsstelle mit der Einführung der Software verändert, Eingabemechanismen sind klar strukturiert, Bezeichnungen sind exakt und transparent nachvollziehbar. Einige Aufgabenbereiche haben sich verlagert, können jetzt direkt vom Projektbearbeiter ausgeführt werden. Ohne großen Mehraufwand gelingt es Sabrina Dean und ihren Kollegen, Einsparpotenziale zu nutzen und den Kunden gleichzeitig einen spürbar besseren Service zu bieten. Diese profitieren, dank bestens gepflegter Stammdaten und einer Vielzahl von Filtermöglichkeiten und Strukturanzeigen von umfassenden und schnell verfügbaren Informationen.
dacore Dienstleistungen und technische Basis
- Analyse der Anforderungen, Lastenheft
- Entwicklung der Individualsoftware Geronimo
- Datenbank SQL Server 2005
- Installation, Konfiguration, technischer Support