Schritt für Schritt zum Labormanagementsystem für technisch-physikalische Labore

Von der Anfrage bis zur Produktivschaltung eines LMS – auf die Kommunikation kommt es an

Nach Bedarfsanalyse, Beratung und Entscheidungsfindung geht es für technisch-physikalische Labore bei der Einführung eines Labormanagementsystems an die praktische Umsetzung. In diesem Artikel zeigen wir die Schritte von der Anfrage bis zur Produktivschaltung. Und wie es danach weiter geht.

Ablauf, Kosten, Projektlaufzeit

Bei dacore starten die Projektleiter mit den technisch-physikalischen Laboren nach der Anfrage mit der Beratung. In einem Workshop werden gemeinsam die Funktionsbereiche definiert und die Anforderungen an die Individualsoftware spezifiziert. Daraus entsteht ein Lastenheft. Auf Basis dieser Spezifikation erstellt dacore ein Angebot mit einem Festpreis, der eine solide Kalkulationsgrundlage für den Kunden bildet.

Nach der Auftragserteilung geht es zunächst darum, die IT-Infrastruktur des Labors zu analysieren, um eine bestmögliche Anpassung des LMS an die bestehenden Systeme zu gewährleisten. Anschließend wird festgelegt, in welcher Reihenfolge die Arbeiten an den einzelnen Funktionsbereichen der Software erfolgen.

„Unsere Kunden erhalten dann alle vier Wochen einen Prototyp. Ab dem ersten Prototyp können sie mit echten Daten im System arbeiten. Diese Daten bleiben auch in der wilden Prototypenphase erhalten. Die Funktionen werden in diesem Entwicklungsprozess immer reifer, der Funktionsumfang wird immer größer – und die Erfahrung mit dem System auch“, beschreibt dacore-Vorstand Werner Fink.

Die Entwicklung eines Labormanagementsystems dauert in der Regel zwischen neun Monaten und eineinhalb Jahren – abhängig vom Projektumfang. Nachdem der finale Prototyp freigegeben ist, wird das Projekt mit Schulungen für Administratoren und Anwender sowie einem Roll-out-Plan – an dessen Ende die Produktivschaltung steht – abgeschlossen. Ob bzw. wie es danach weiter geht, entscheiden die Kunden.

Umsetzungsphasen LMS

Kommunikationsstrategie ist das A&O

Über den gesamten Projektverlauf hinweg ist die Kommunikationsstrategie der entscheidendste Baustein. Da es sich bei der Einführung eines LMS um ein komplexes Projekt handelt, das gewohnte Arbeitsroutinen verändert, ist es besonders wichtig, die Mitarbeiter, die am Ende mit dem Labormanagementsystem arbeiten sollen, von Anfang an einzubeziehen.

„Das ist der wichtigste Rat, den wir unseren Kunden geben: nehmt eure Leute mit. Häufig wird die Komplexität unterschätzt. Durch eine transparente Kommunikationsstrategie lassen sich Missverständnisse und falsche Erwartungen vermeiden“, erklärt Fink.

Zur Kommunikationsstrategie gehört, dass es einen verantwortlichen Projektleiter im Labor gibt, dem auch das nötige Zeitbudget für diese Aufgabe freigehalten wird. Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte dürfen nicht zu spät dazu kommen, sondern müssen ebenfalls frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, da in einem LMS sensible Mitarbeiterdaten erfasst werden, z. B. bei der Personalplanung. Mit der IT-Abteilung des Unternehmens muss bei der Entwicklung ebenfalls eine enge Abstimmung erfolgen.

„Und die Anwender, die das LMS später im täglichen Gebrauch nutzen, sollten so früh wie möglich die Chance bekommen, mit dem System zu arbeiten. Nur so werden Fehler frühzeitig gefunden und gelöst. Die Mitarbeiter geben oft entscheidende Impulse für die Funktionalitäten des Systems“, berichtet Fink.

Projektteam

Wer gehört in ein Projektteam zur Einführung eines Labormanagementsystems? Um einen möglichst reibungslosen Projektverlauf zu gewährleisten, sollte es zwei zentrale Gruppen geben. In einem „Stearing Committee“ treffen sich die dacore-Projektleiter mit den Entscheidern auf Kundenseite. Das sind: Geschäftsleitung, Laborleitung und IT-Verantwortliche. Einmal pro Monat werden in dieser Runde die wichtigsten Eckpunkte des Projekts besprochen.

Daneben gibt es ein Arbeitsteam. Dazu gehören neben dem Projektleiter auf Kundenseite und dem dacore-Projektleiter, je ein Mitarbeiter aus allen Anforderungsfachgruppen des Unternehmens sowie ggf. die Standortverantwortlichen, wenn es sich um ein Labor mit mehreren Standorten handelt. In wöchentlichen Projektleitermeetings werden dann die Details des Projekts umgesetzt und die Prototypen getestet.

„Die Projektleitung auf Kundenseite ist eine zentrale und zeitintensive Aufgabe. Wenn ein Laborleiter das so nebenher machen soll, kann es eigentlich nicht funktionieren“, weiß Fink aus Erfahrung und rät Kunden dazu, dem Projektleiter die erforderlichen zeitlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen und ihn für die Dauer des Projektes von anderen Aufgaben zu entlasten.

In der Umsetzungsphase lernen die Mitglieder des Arbeitsteams das Labormanagementsystem so gut kennen, dass sie am Ende die Anwenderschulungen der Mitarbeiter in vielen Fällen sogar selbst übernehmen können. Zuvor werden sie als Administratoren zwei Tage lang bei dacore oder beim Kunden vor Ort mit allen Feinheiten des LMS vertraut gemacht. Die Anwenderschulungen erfolgen im Anschluss in prozessspezifischen Gruppen, denn das Messmittelteam nutzt andere Funktionalitäten als z.B. die Mitarbeiter, die für die Ressourcenplanung verantwortlich sind. Eine saubere Dokumentation stellt sicher, dass das Wissen nicht verloren geht und für neue Mitarbeiter anschaulich aufbereitet ist. Schulungen sind auch jeder Zeit nachträglich möglich, um Inhalte nach längerer Zeit aufzufrischen. Der Projektleiter steht dem Kunden nach Projektabschluss jederzeit zur Verfügung.

Anforderungen bei der Einführung eines LMS

Die Einführung eines komplexen Systems, das verschiedenste Abteilungen eines technisch-physikalischen Labors abdeckt, kann eigentlich gar nicht reibungslos laufen.

„Wir stellen häufig im Prozess fest, dass manche Dinge nicht funktionieren, z.B. weil uns Anwender darauf hinweisen, dass ihr Workflow nicht korrekt abgebildet wurde. Das ist ganz normal, denn das Projektteam kann nicht alle Anforderungen von allen Anwendern im Blick haben. Deshalb ist es so wichtig, dass die Mitarbeiter früh einbezogen werden“, erzählt Fink.

Im Entwicklungsprozess und über die verschiedenen Prototyp-Phasen hinweg werden diese Fehler behoben und das LMS so eingestellt, dass es am Ende funktioniert.

„Manchmal muss man noch eine extra Schleife drehen oder ein bereits entwickeltes Modul wieder in die Tonne treten, aber genau diese Schritte tragen im Endeffekt zur Akzeptanz des LMS bei. Denn dann sehen die Mitarbeiter, dass ihre Einwände ernst genommen und berücksichtigt werden“, berichtet Fink.

So sollten beispielsweise bei einem Kunden Prüflinge bereits in den Regalen vom Gabelstapler aus gescannt werden können. Allerdings hat sich dann vor Ort herausgestellt, dass die Barcodes nicht richtig lesbar waren und der gesamte Prozess musste noch einmal neu gedacht und programmiert werden. Am Ende wurde aber eine praktikable Lösung gefunden. Das Beispiel zeigt: Diese Art der individuellen Entwicklung, die Fehler toleriert und daraus Erkenntnisse zieht, um das Labormanagementsystem am Ende besser zu machen, ist nicht vergleichbar mit der Einführung von Standardsoftware.

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