Erst durch kompetente Beratung wird die Einführung eines LMS zum Erfolgsprojekt

Komplexe Prozesse von Prüflaboren in einem LMS abbilden

Wie wichtig eine kompetente Beratung bei der Einführung eines Labormanagementsystems ist, merken viele technisch-physikalische Labore häufig erst zu spät. Bei Standardsoftware meist erst, wenn die Lizenz schon gekauft ist, aber die Konfigurationsmöglichkeiten Grenzen haben und die komplexen Prozesse nicht sauber abgebildet werden können. Bei dacore steht die Beratung deshalb ganz am Anfang jedes Projekts.

Proof of Concept vor Vertragsabschluss

„Für uns startet ein Projekt immer mit der genauen Klärung der Aufgabenstellung. Wir nehmen uns Zeit, um gemeinsam mit den Kunden ihre Prozesse, ihre bestehenden Systeme, ihre aktuellen Schwierigkeiten und ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen", erklärt dacore-Vorstand Werner Fink.

Dacore bietet dafür zwei verschiedene Workshop-Varianten an:

  • Delta-Analyse: Ein kostenloser zweitägiger Workshop, in dem das Startpaket TestLab Plus 025 vorgestellt und getestet wird, um dann gemeinsam den Erweiterungsbedarf des Startpakets zu erarbeiten.
  • Proof of Concept: Eine intensive Workshop-Reihe mit acht Terminen, in denen anhand von Praxisbeispielen eine Spezifikation erarbeitet wird. Ergebnis ist ein Lastenheft mit Festpreis und die Erkenntnis beim Kunden, welche Funktionalitäten notwendig sind. Die Kosten für diese umfangreiche Beratung liegen bei ca. 5.000 bis 6.000 Euro.

In diesen Workshops werden viele Funktionalitäten und Entwicklungsmöglichkeiten anhand von anonymisierten Beispielen von bestehenden Kunden gezeigt. Diese Praxisbeispiele helfen den Interessenten bereits zu diesem frühen Zeitpunkt, eine genaue Vorstellung von den Möglichkeiten eines individuell entwickelten Labormanagementsystems zu bekommen. Die Entscheidung über einen Vertrag fällt erst im Anschluss an diese Beratung.

„Die Kunden müssen merken, dass es ihre Aufgabe ist, sich Gedanken darüber zu machen, wie das LMS aussehen soll. Wir können sie dabei aber natürlich unterstützen. Das bedeutet allerdings, dass wir den Verantwortlichen in den technisch-physikalischen Prüflaboren schon vor Vertragsabschluss Arbeit machen. Das unterscheidet uns von Standardsoftwareanbietern, denn da werden die einzelnen Funktionalitäten erst nach dem Kauf in der Konfigurierungsphase spezifiziert“, sagt Fink.

Praxisbeispiel Termin- und Ressourcenplanung

Wie wichtig die Beratung vor Projektbeginn ist, zeigt die Erfahrung aus der Praxis. Der häufigste Grund, warum technisch-physikalische Prüflabore ein Labormanagementsystem einführen wollen, sind Probleme in der Termin- und Ressourcenplanung. Gezielte Nachfragen in den Beratungs-Workshops bringen dann aber meist Ursachen zutage, die in ganz anderen Prozessabschnitten liegen. So stellt sich z.B. heraus, dass Versäumnisse im Prüflingsprozess zu den Terminschwierigkeiten führen oder, dass die Prüfungsstruktur nicht optimal aufgebaut ist und im Nachgang zu Problemen bei der Ressourcenplanung führt.

„Diese Probleme decken wir dann in den Workshops mit den Interessenten auf – was dazu führt, dass sich eigentlich jedes Projekt anders entwickelt als geplant. Diese Flexibilität lassen wir im Projektverlauf aber bewusst zu, denn nur so entstehen alltagstaugliche Lösungen“, erklärt Fink.

Die Beratung durch die Experten von dacore hat bei vielen Kunden auch schon zu einer Verschiebung der Prioritäten geführt. Denn häufig herrschen falsche Erwartungen vor, v.a. wenn es um die Termin- und Ressourcenplanung geht. Manche Labore brauchen da nur einen groben Überblick, andere stellen fest, dass sie an dieser Stelle zusätzliches Personal einstellen müssen, um die Detailplanung zu gewährleisten.

„Die Aufgabe unserer Beratung ist die Aufdeckung der Ursachen und die Klärung: Was kann ich mit einem LMS optimieren und was nicht. Denn da gibt es teilweise falsche Erwartungshaltungen“, so Fink.

Prioritäten im Projektverlauf nachjustieren

Die Erfahrung zeigt, dass viele Kunden mit Lösungsvorstellungen in das Projekt LMS-Einführung starten, die an den Ursachen der Probleme vorbeizielen. Im Beratungsprozess werden dann aus diesen Ideen erst die konkreten Anforderungen an das Labormanagementsystem herausgearbeitet. Diese Möglichkeit der Nachjustierung von Prioritäten im Projektverlauf ist bei Standardsoftware – wenn überhaupt – nur sehr eingeschränkt gegeben.  

„Ein inzwischen langjähriger Kunde kam vor 20 Jahren mit dem Wunsch auf uns zu, die Kalibrierdaten seiner Messmittel auswerten zu können. Dieses Modul haben wir immer noch nicht umgesetzt. Ganz einfach, weil sich in der Beratung ergeben hat, dass die Prioritäten an ganz anderer Stelle liegen sollten. Darauf haben wir uns dann konzentriert und so die Prozesse viel besser optimiert als mit der ursprünglich formulierten Anforderung“, berichtet Fink.

Praxisbeispiel Berichtserstellung

Ein weiterer typischer Fall ist in diesem Zusammenhang die Berichtserstellung, da sie extrem viele Ressourcen verbraucht. In der Praxis erfolgt die Erstellung des Prüfberichts oft erst fünf bis sechs Wochen nach der eigentlichen Prüfung. Die Unterlagen sind zu diesem späten Zeitpunkt häufig unvollständig und die Dokumentation ist unsauber.

Viele Labore wünschen sich deshalb eine Berichtserstellung auf Knopfdruck. Das ist prinzipiell möglich, erfordert aber eine saubere und lückenlose Pflege bereits während des Prüfprozesses. Ein dacore-Kunde hat das so umgesetzt und bekommt jetzt seine Prüfberichte auf Knopfdruck. In das Projekt zur Automatisierung des Prozesses wurden insgesamt aber drei bis vier Jahre Arbeit gesteckt, da so viele Komponenten in diese Funktionalität hineinspielen.

„Mir ist in der Beratung immer wichtig zu betonen, dass es beim Thema Prozessoptimierung aber auch etwas zwischen 0 und 100 Prozent gibt. Es muss nicht alles auf Knopfdruck gehen. Vielen Laboren ist schon mit einer Automatisierung von Teilprozessen oder einem sauberen Dokumentenmanagement geholfen“, berichtet Fink.

Beratung nach Projektabschluss

Nachdem das Labormanagementsystem in seiner ersten Version produktiv gegangen ist, empfiehlt es sich, das System eingehend im Laboralltag zu testen und Erfahrungen damit zu sammeln. Dies dient dann als Grundlage für mögliche Anpassungen und Weiterentwicklungen. Die dacore-Projektleiter stehen den Kunden auch nach Projektabschluss für Fragen rund um das LMS zur Verfügung.

Entweder über ein Support-und-Innovations-Budget, bei dem auf Stundenbasis abgerechnet wird. Oder über ein neues Projekt auf Basis eines neuen Angebots. Die Betreuungsphase nach Projektabschluss ist optional, denn das dacore-Preismodell funktioniert völlig ohne Lizenzgebühren oder Softwarewartungsverträge. Die Erweiterungsmöglichkeiten sind immer da – auch nach mehreren Jahren Pause.

„Die Kunden finden erfahrungsgemäß immer neue ‚Prozessecken‘, in denen wir noch gemeinsam ‚aufräumen‘ können. Es gibt Kunden, mit denen arbeiten wir schon 20 Jahre lang an deren Labormanagementsystem und entwickeln es immer weiter“, so Fink.

Beratung über den Austausch von Kunden untereinander

Eine weitere Besonderheit bei dacore ist, dass die Kunden die Möglichkeit bekommen, sich untereinander auszutauschen. Die alle zwei Jahre stattfindende Labormanagementkonferenz bietet dafür die optimale Plattform. Im Fokus stehen immer die Prozesse von technisch-physikalischen Laboren. Im Gespräch unter den Praktikern entstehen so neue Ideen für Lösungen.

Gleiches gilt auch für die Webinare von dacore. Der Prozess an sich und aufschlussreiche Praxisbeispiele bilden die Grundlage für gemeinsame Optimierungsideen, die dann mit Hilfe der individuell entwickelten Labormanagementsysteme in die Tat umgesetzt werden.

Kompetente Beratung vor und während des gesamten Projektverlaufs ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung eines Labormanagementsystems.

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